MAGYIR: Minden, ami ügyvitel

SZAKLAPOZÓ - Gazdasági, szolgáltatási szakmacsoportok tanárainak lapja
Olvashatunk benne a modulrendszerű ügyviteli képzésről
http://www.muszakikiado.hu/_userfiles/file/szaklapozo/szaklapozo2009_1.pdf

Irodai ügyvitel tankönyv - rendelhető
http://www.szakkonyv.hu/images/f8/2466fa-c50e-4821-bac5-13097b7d2062.jpg

Elektronikus iratkezelés
http://www.elektronikusiratkezeles.hu/szakmai.php?id=32

Ügyvitel-bázis: ügyviteli szoftverek stb.
http://www.ugyvitelbazis.hu/index.php?menupont=szoftverkat.php

Amit egy iroda berendezéséhez tudni kell

A munkapszichológia lényege

Manapság egyre nagyobb jelentőséget tulajdonítanak (jogosan) a munkahelyi környezet emberre gyakorolt hatásának, hiszen környezetünk, otthonunk, családunk, munkahelyünk nagymértékben befolyásolja hangulatunkat, közérzetünket. A munkapszichológia legfőbb célja a munka kellemesebbé tétele, a munkakörülmények felmérése, a negatív hatások kiküszöbölése. A munkafeltételek javítása azonban többnyire jelentős anyagi áldozatot igényel, ám az ilyen jellegű befektetés rendszerint gazdaságilag is kifizetődő a vállalat számára.

A színek felhasználása a megfelelő munkahely kialakításához

A színek érzelmi hatása

A színérzékelés gyakran a kellemes vagy kellemetlen érzéshez kapcsolódik. A legtöbb ember bizonyos színeket jobban szeret, mint másokat. Az európai emberek színkedveltsége viszonylag állandó: kék, piros, zöld, bíbor, narancssárga és sárga. A kevert színeket rendszerint kevésbé kellemesnek érezzük, mint a tiszta színeket. Jelentős eltérések vannak azonban abban, hogy egyes emberek az élénk színeket kedvelik, mások a lágyabb, kevésbé telített színeket. Bizonyos színek bizonyos érzelmeket váltanak ki. Így pl. a piros az izgalmat vagy haragot. A színek használatánál mindig figyelembe kell venni, hogy a színek nem egymagukban hatnak, hanem mindig a szomszédos színekkel keveredve, illetve az építészeti megoldásokkal összhangban. Ezeket is figyelembe véve kell kialakítani az iroda berendezését. (Szerencsés, ha dolgozóként beleszólhatunk a berendezés, a színek kialakításába.)

A munkahelyi klíma hatása a dolgozókra

Tapasztalati tény, hogy az ember jó közérzetét és teljesítőképességét nagymértékben befolyásolják a környezet klimatikus feltételei. A túlzott meleg vagy túlzott hideg például nem csupán kellemetlen lehet, de szélsőséges esetben nagyobb megterhelést róhat a szervezetre, mint maga a munkavégzés. A fokozott légáramlás súlyos ízületi megbetegedésekhez vezethet. Ezért nagyon fontos a megfelelő hőmérséklet kialakítása az irodában, amelyet egyre több helyen a különböző klímaberendezések segítenek.

Az esztétikus és praktikus munkahelyi környezet kialakítása

Eligazító táblák

Az eligazító tábláknak nagyon fontos szerepük lehet egy többszintes épületben. Mindig gondoljunk arra, hogy aki először érkezik idegen helyre, nehezen tud tájékozódni. A célszerűen elhelyezett alaprajzok, nemzetközi piktogramok, eligazító nyilak stb. nagy segítséget adnak a tájékozódáshoz.

Névtáblák

Az érkező már az ajtón kívül is szerezhet információt, hiszen ott található a névtáblánk, amelynek elhelyezése rendkívül fontos, hiszen ennek alapján könnyen megtalálják a vezetőt és a beosztottakat egyaránt. A névtáblákon a szükséges információkat tüntessük fel (a név, a beosztás mellett az ajtó számát is). A környezetünkben lévő ajtókon célszerű egységes feliratokat alkalmazni, hiszen egy épületen, egy folyosón belül ez sokkal esztétikusabb megoldás, mintha minden ajtón más stílusú felirat lenne.

Az irodabútorok

Napjainkban a korszerűen kialakított irodákkal kapcsolatban elvárás, hogy igazodjanak a munka menetéhez, valamint a technikai feltételekhez egyaránt. Elsődleges feladat annak eldöntése, hogy milyen bútorokra lesz szükség, mert csak olyanokat szabad elhelyezni egy irodában, amelyek fontosak. Általában arra kell törekedni, hogy a bútorok ne legyenek nagyméretűek, ne legyenek nehezen mozgathatóak.

A nagyméretű, többrészes ülőgarnitúra különösen fölösleges ott, ahol az ügyfélforgalom kicsi. Ilyen helyen elegendő két kisméretű fotel és a szoba méretétől függően lehet benne dohányzóasztal. Azt kell mindenekelőtt megoldani, hogy a helyiségben kényelmesen lehessen közlekedni.

A szekrények is csak akkorák legyenek, amekkorákra feltétlenül szükség van. Arra legyen hely, hogy a kabátot, esetleg az utcai cipőt, el lehessen helyezni. Szükség van olyan szekrényre is, ahol csak a vendéglátásnál nélkülözhetetlen kellékeket lehet tartani, s talán a legfontosabb az a tároló bútor, amelyik alkalmas az ügyvitellel összefüggő holmik tárolására.

Ma már lehet kapni olyan modulrendszerű irodai bútorokat, amelyek igény szerint variálhatók, amelyeket meghatározott funkciók szerint lehet összeállítani. Amikor ilyen bútorokat akarunk vásárolni, akkor végig kell gondolni, hogy melyik bútordarabnak milyen célnak kell megfelelnie.

Rendet csak úgy lehet tartani, ha mindennek megvan a megfelelő helye. Mindennek legyen állandó helye, és fölösleges, kihasználatlan bútorral ne tegyük zsúfolttá a szobánkat.

Sok minden tartható fali polcokon, amelyek változatos formájúak, méretűek lehetnek.

A bútorokkal szemben támasztott ergonómiai követelmények

Míg a tároló bútoroknak mindenekelőtt célszerűeknek kell lenniük, a székkel, az íróasztallal szemben támasztott elsődleges követelmény, hogy kényelmi és egészségi szempontoknak feleljenek meg, vagyis kialakításukkor az ergonómiai követelményeket kell figyelembe venni.

Az ergonómia fogalma

A munkafolyamat célszerű és egészséges feltételeivel (azok elméleti, illetve gyakorlati kérdéseivel) foglalkozó tudomány. Vizsgálja az ember és munkaeszközeinek kapcsolatát, a munkahelyi környezet lélektani, szociológiai tényezőinek jelentőségét, a modern technika hatását az emberre, a munkafiziológiát, és ezen belül választ ad a munkaeszközök, berendezések kívánatos méreteire is.

A szék akkor felel meg ergonómiai, egészségi követelményeknek, ha a széken ülő személy talpa úgy van a talajon, hogy a combja és a lábszára derékszöget alkot, ha a szék támlája a lapocka és a derék közötti részt támasztja alá, ha a szék ülőfelülete nem túlságosan puha és nem is merev, s ha az ülőlapja elől le van gömbölyítve, ha a kárpitja nem műanyag, hanem textil. A legpraktikusabbak az állítható háttámlájú, állítható magasságú, forgós székek.

Azért fontos minden irodai munkát végző dolgozó számára a jó ülőhely, mert – munkájuk jellegéből adódóan – sokat ülnek, és nem mindegy, hogy milyen körülmények között végzik nap-nap után a munkájukat. Kényelmetlen helyzetben hamarabb elfáradunk, veszítünk az aktivitásunkból.

Az íróasztalok magassága 74-76 cm, írófelületük pedig általában 120-180 x 60-80 cm. Természetesen kapható ezeknél nagyobb írófelületű íróasztal is (akár 300 x 100 cm-es is), azonban ehhez tágas, nagyméretű helyiség kell.

A jó íróasztallal szemben alapvető követelmény, hogy használója kényelmesen tudjon hozzáülni, ne nyomja a combját, térdét se fiók, se asztallap, és fiókjai könnyen kezelhetők legyenek. Kényelmi szempontból az asztalok fiókjait egy oldalon helyezik el, s ezek görgős sínen mozognak, hogy könnyen mozgathatók és teljes mélységben kihúzhatók legyenek. Arra is gondolnak az újabb íróasztalok készítői, hogy az asztalok sarkai, felső szélei sérülést okozhatnak, ezért azokat legömbölyítik. Asztalfiókunkban a leggyakrabban használt anyagainkat, bizonylatokat, bélyegzőket, íróeszközöket, határidőnaplónkat helyezzük el, míg a távolabb eső szekrényben azokat, amelyeket ritkábban használunk.

A különböző gépeket, technikai eszközöket valamilyen ésszerű csoportosításban kell elhelyezni. Alapvető követelmény, hogy a dolgozó munka közben minél könnyebben tudja őket használni, hogy közelségük az elvégzendő feladatok gyakoriságának feleljen meg, és fontos szempont még a jó térkihasználás is. Ezeket a különböző ügyviteli munkaeszközöket általában „L” vagy „U” alakban helyezik el. A legfontosabb és leggyakrabban használt eszköz a telefon, ezt az íróasztal bal oldalán, hozzánk közel helyezzük el.

Egyéb kiegészítők

Környezetünket kellemesebbé teszik a növények, a textilek (függönyök, terítők), a képek és az egyéb dísztárgyak, pl. kaspók, vázák. Ezekkel csak akkor érjük el a kívánt hatást, ha jól választjuk meg őket, és ha gondozzuk is azokat. Ne legyen túl sok növény a helyiségben, és amelyek vannak, azok különbözőek legyenek. A növények mennyisége és a szoba mérete harmonizáljon. Néha elég egy nagyobb méretű növény is, sőt elegánsabb, mint a túlzsúfolt virágállvány. A vágott virágot csak addig tartsuk a vázában, amíg friss.

Az iroda kialakításánál célszerű még gondoskodni esernyőtartóról, ruhafogasról (ha nincs a kabátoknak megfelelő szekrény), szemetes edényekről, falinaptárról, falióráról stb. Fontos, hogy ezeket is úgy válasszuk meg, hogy stílusuk, színük illeszkedjen az irodai környezethez.

A világítás

Ahhoz, hogy a munkavégzés szempontjából a munkahely kellemes legyen, az is fontos, hogy kellően legyen megvilágítva. A rosszul megvilágított helyiségben munka közben hamarabb kifárad a szemünk, lankad a figyelmünk, romlik a koncentrálóképességünk.

Nappal is fontos az íróasztalunk jó megvilágítottsága, s ezért, ha lehet, ablak közelében legyen az asztalunk. (Amikor az idő engedi, nyitott ablaknál dolgozzunk.) Ha pedig villanyfény mellett kell a munkánkat végeznünk, akkor olyan asztali lámpát válasszunk, amelyiknek mozgatható az ernyője, irányítható a fénye. A napfény is, a mesterséges világítás is bal felől essen az asztallapra (ha jobbkezesek vagyunk).

Az iroda kialakításának fontos része a korszerű irodatechnikai és telekommunikációs eszközök biztosítása.

A számítógép

A számítógép korunk elengedhetetlen munkaeszköze. Ma már minden cégnél, irodában alkalmazzák. Használata megkönnyíti a sok információval, adattal dolgozók munkáját. Biztonságot nyújthat a nyilvántartás, az iratkezelés, az ügyintézés során a különböző információk tárolásában. Lehetőséget ad adatok gyors megkeresésére, a megkeresett adat, információ szükség szerint rendezett megjelenítésére és kinyomtatására.

A nagy teljesítményű számítógépek világában programok, programcsomagok széles skálája kínál lehetőséget arra, hogy egy munkát minél egyszerűbben, de ugyanakkor minél színvonalasabban lássanak el az ott dolgozók. A levelek, feljegyzések készítéséhez, jegyzőkönyvek, dokumentációk megírásához, körlevél szerkesztéséhez leginkább ajánlott a WINDOWS alatt működő Word szövegszerkesztő program. A táblázatos kimutatáshoz, összegző táblázatok és grafikonok készítéséhez az Excel táblázatkezelő program használata célszerű.

Gépelési munkánk készítése közben gondoskodjunk a folyamatos mentésről. Anyagainkat témakörönként érdemes csoportosítani, külön könyvtárban rendszerezni őket.

A telefax

A telefax kifejezés távmásolást jelent. A görög telosz (távoli) és a latin fac simile (csináld hasonlóan) szavakból keletkezett. A telefaxkészülék egy telefonból és a hozzá tartozó – A/4-es papír befogadására alkalmas – részből áll. A telefax a másolandó irat jeleit elektronikus úton grafikai jelekké transzformálja úgy, hogy a címzetthez érve hiteles másolatát adja az eredetinek.

A jól felszerelt, irodáknak napjainkban már egyik megszokott és elengedhetetlenül szükséges használati tárgya a telefax. Az ügymenetet leegyszerűsíti, jelentősen megkönnyíti, kiváltva a postai levelek jelentős részét. A küldő fél csak feltárcsázza a címzett telefaxszámát, és a gépbe helyezett dokumentumot egy gombnyomással továbbíthatja. Nincs hosszú átfutási idő a posta miatt. A telefax használatával kapcsolatban is van nyilvántartási kötelezettségünk, hiszen a beérkező és kimenő faxokat egyaránt nyilvántartásba kell venni, iktatni kell. A telefaxot az üzleti életben hivatalos megrendelésként is elfogadják, így ennek komoly pénzügyi vonzatai is vannak, illetve lehetnek. A telefaxokkal történő visszaélési lehetőségek miatt különösen fontos az aláírás és a bélyegző együttes használata.

A telefon

A telefon és a telefax tekintetében egyaránt számos korszerű rendszer található a piacon. Az irodákban használatos telefonkészülékek típusa függ a szervezet nagyságától, az ott használt telefonok számától és a cég szükségleteitől.

A telekommunikációs eszközök csoportosítása

A vezetékes telefonok lehetnek:

a/ egyszerű alapszolgáltatást nyújtó készülékek,

b/ több funkcióval ellátott készülékek,

c/ zsinór nélküli (ún. cordless) telefonok.

a/ Az egyszerű telefonkészülékek szolgáltatásai közé tartozik ma már a nyomógombos számhívás, a legutoljára hívott szám tárolása és újrahívása egy gomb segítségével.

b/ A több funkcióval ellátott készülékek – típusuknak megfelelően – többféle szolgáltatást nyújtó, elterjedt telefonberendezések. Jellemzőik, hogy több telefonvonalat tudnak kezelni, és a mellékvonalak maximális száma a használt házi telefonközpont kapacitásától függ. A készülék a hagyományos kézibeszélőn kívül kihangosítási lehetőséget is nyújt a használónak. A készülékeken található 12 (vagy több) gyorshívó gomb. Ezekhez a gombokhoz közvetlenül rendelhetünk telefonszámokat. A telefonközpont memóriájában – a készülék típusától függően – további, akár 100 telefonszám tárolására is van lehetőség.

A telefonkészülékek egy részét már a telefonhoz funkcionálisan illeszkedő készülékekkel egybeépítik. Ezek az integrált berendezések (ISDN – Integrált szolgáltatású digitális hálózat) egyesítik magukban a telefaxot, az üzenetrögzítőt és a beépített telefont. Az ISDN olyan digitális hálózat, amely új eljárások alkalmazásával képes egyetlen telefonvonal segítségével egyidejűleg beszéd-, kép- és adatátviteli összeköttetést létesíteni. Alkalmazása esetén nincs szükség arra, hogy a különféle szolgáltatások mindegyikéhez külön-külön átviteli vonalat (telefonvonalat, számítógép-hálózatot) építsenek ki. A többféle szolgáltatás egyetlen közös vonalvégződésen keresztül hozzáférhető.

c/ A zsinór nélküli telefonok normál vezetékes telefonnak tekinthetők. A zsinór nélküli megoldás esetén azonban a telefonvonalra a normál telefon helyett egy rádió adó-vevő kapcsolódik, amely a lakásban, irodában alkalmasan elhelyezve zsinór helyett rádiófrekvenciás úton kapcsolódik a kézibeszélőhöz. A kézibeszélővel így szabadon mozoghatunk a helyiségben vagy akár a kertben is. A távolság többnyire 200-300 méter. Az összes kezelési funkció a kézibeszélőn van.

A vezeték nélküli telefonok

A mobiltelefon a 20. század végén a nagyközönség számára készült legkorszerűbb távközlési eszközt jelenti. A telefonáláshoz szükséges technikai ismeretek nagymértékben megegyeznek a vezetékes telefonáláshoz szükséges ismeretekkel.

A fénymásoló

Az irodai munkában gyakori feladatként jelentkezik a másolatok elkészítésének igénye. A másológéppel nagyon sok időt és energiát lehet megtakarítani, hiszen segítségével iratokat, dokumentumokat sokszorosíthatunk tetszőleges példányban. A gép kiválasztásánál ügyelni kell arra, hogy mennyi hely áll rendelkezésünkre az elhelyezésére, illetve fontos szempont az is, hogy milyen másolási igény jelentkezik az adott szervezetnél. Ha csak néhány oldal másolását kell vele megoldanunk, az egyik legjobb típus a lapmásoló. Ha gyakran kell nagyobb mennyiségű anyagot másolni, s ezek az anyagok több oldalasak is, akkor azokat a másológépeket célszerű használni, amelyek már többféle művelet elvégzésére alkalmasak, így kétoldalas másolás is elvégezhető velük, szortírozzák, összetűzik, nagyítják, kicsinyítik anyagunkat.

Egyéb irodatechnikai eszközök

Előfordulhat, hogy egy-egy saját magunk által készített iratcsomagot esztétikusan, szépen szeretnénk összefűzni, és így eljuttatni üzleti partnerünkhöz. Ennek ma már semmi akadálya, mert a kötő- és fűzőrendszerek között azt választhatjuk, amely a célnak legjobban megfelel. Mindegyiknek közös jellemzője, hogy könnyen kezelhető és néhány perc alatt készíthetünk vele összefűzött, elegáns dokumentumot.

A hőkötő készülék

A gyártó cégek előre elkészített, különböző vastagságú, műanyag dossziékhoz hasonló borítókat szállítanak a géphez. A dossziék gerincének belső felülete speciális ragasztóval van kiöntve. Kötéskor a gép felmelegíti a gerincet, így a ragasztó folyékonnyá válik. A bekészített lapok a ragasztóba beleragadnak, kihűlés után az anyag újra megköt, s ezáltal tartja a papírok széleit. A művelet 1-2 percet vesz igénybe. A bekötött dokumentum viszonylag nehezen bontható szét, ezért főként véglegesen bekötött anyaghoz használjuk.

A spirálfűző készülék

A gép a bekötendő anyagot a szükséges oldalon végig kilyukasztja, s az így perforált lapokat egy speciális műanyag gyűrűs gerincbe fűzzük be, amit korábban a gépre felhelyeztünk. A gép a gyűrűs gerincet kinyitja és a művelet végén összezárja. Használhatunk többféle borítólapot, ez lehet műanyag, átlátszó vagy színes is. A gyűrűs gerinc többféle színben és méretben kapható.

A készülék előnye: gyorsan működik (15-20 lapnál kb. fél perc), a befűzött dokumentum bármikor kibontható, bővíthető.

Az iratmegsemmisítő gépek

A feleslegessé vált iratok tárolására nem célszerű külön helyet fenntartani, viszont nem minden ilyen irat kerülhet ki az irodai hulladékkal. Lehetnek köztük már nem aktuális, de továbbra is bizalmas információkat tartalmazó levelek, jelentések is. Az ilyen iratok olvashatatlanná tételére szolgálnak az iratmegsemmisítő készülékek. Ezek a behelyezett papírt néhány milliméteres csíkokra vágják, ezzel lehetetlenné téve összeillesztésüket. Aztán tömbökbe préselve újrahasznosítják őket.

Egyéb

Szükségünk lehet még papírvágógépre, nagyobb teljesítményű tűzőgépekre, lyukasztókra is.

Jegyzőkönyv minta

JEGYZŐKÖNYV

a Minta Egyesület

…. (év) …. (hónap) …. napján tartott alakuló közgyűléséről

Helye: ….. (irányítószám) ………….…. (város) ……….. (utca) ….. (hsz.)

Jelen vannak: a mellékelt jelenléti ív szerint.

Levezető elnök: ........................................................................................

Jegyzőkönyvvezető: ..................................................................................

Jegyzőkönyv-hitelesítő: .............................................................................

Napirendi pontok

1. Az Egyesület Alapszabályának megtárgyalása, elfogadása, az Egyesület megalakulásának kimondása.

2. Az Egyesület vezető tisztségviselőinek megválasztása.

3. Az egyesületi tagdíj meghatározása.

A napirendi pontokat az alakuló Közgyűlés tagjai egyhangúlag elfogadták.

1. napirendi pont

A levezető elnök ismertette a Minta Egyesület Alapszabályát. Az ismertetést követően kérdés, javaslat a jelenlévők részéről nem volt.

Az Egyesület alakuló Közgyűlése az Alapszabályt egyhangúlag elfogadta, továbbá kimondja a Minta Egyesület megalakulását.

Hatályos: a nyilvántartásba vételről szóló bírósági végzés jogerőre emelkedésének napjától.

Határozat száma: év/közgyűlés száma/határozatszám.

2. napirendi pont

A levezető elnök javaslatot terjeszt az alakuló Közgyűlés elé az Egyesület elnökének, alelnökének, tagjainak személyére.

Az Egyesület elnökének …………………………., alelnökének ………………………………., elnökségi tagoknak ……………….., ……………………….., ………………….. javasolja. Egyéb javaslat nem volt.

A tisztségviselőkre tett javaslatot a levezető elnök egyenként szavazásra bocsátotta, amelyeket a Közgyűlés egyhangúlag elfogadott. A levezető elnök megállapítja, hogy a Közgyűlés a Minta Egyesület

elnökének: ...............................................................................................

alelnökének: .............................................................................................

tagjainak: .................................................................................................

választotta meg titkos szavazással a mai napon.

Az Egyesület képviseletére ………………………………..…… jogosult.

Hatályos: a nyilvántartásba vételről szóló bírósági végzés jogerőre emelkedésének napjától.

Határozat száma: év/közgyűlés száma/határozatszám.

3. napirendi pont

Az Egyesület elnöke javasolta, hogy a tagdíj mértéke évi …….. Ft-ban, azaz ………………… forintban legyen meghatározva, amely összeget minden év …. (hó) ... napjáig kell az Egyesület pénztárába/bankszámlájára befizetni. Az év közben csatlakozók – az adott töredék évre – a felvételt követően – a hátralévő hónapok figyelembevételével – részarányos díjat fizessenek ……... Ft/hónap, azaz ………………………… forint/hónap összegben.

A javaslatokat az Egyesület alakuló Közgyűlése egyhangúlag elfogadta.

Hatályos: a nyilvántartásba vételről szóló bírósági végzés jogerőre emelkedésének napjától.

Határozat száma: év/közgyűlés száma/határozatszám.

4. napirendi pont

A Minta Egyesület tagjai kijelentik, hogy az Egyesület Alapszabályát benyújtják a Fővárosi/Megyei Bíróságra bírósági nyilvántartásba vétel, illetve közhasznú szervezetté történő nyilvánítás céljából.

Hatályos: a nyilvántartásba vételről szóló bírósági végzés jogerőre emelkedésének napjától.

Határozat száma: év/közgyűlés száma/határozatszám.

Kelt: ………………………

	............................................ Egyesület elnöke

............................................ jegyzőkönyvvezető		............................................ levezető elnök

............................................ jegyzőkönyv-hitelesítő		............................................ jegyzőkönyv-hitelesítő

2010. március 1., hétfő

Minden, ami ügyvitel

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése

MAGYIR

Kérés

A csoport :)

A csapat tagjai:

ügyvitel

Közreműködők

Oldalak

Az írás és levelezés kezdete

GYORSÍRÁS

Blogarchívum

Keresés ebben a blogban

Rendszeres olvasók

Amit egy iroda berendezéséhez tudni kell

Tetszik?

Jegyzőkönyv minta