2010. március 27., szombat

Levelezési ismeretek

A szabványos levél
Magánlevelet már mindnyájan írhatunk. A hivatalos levél sokban megegyezik a magánlevéllel, de némely dologban attól eltér. Magánlevelezésünkre a személyes kapcsolat, a szubjektív (egyéni) kifejezésmód, az érzelmi megnyilatkozás és a formai kötetlenség a jellemző. A hivatalos levelekben az egyéni hangvételt háttérbe szorítják a megszabott formai kellékek, szabályok. A gépelt levél alaki (formai) előírását a Magyar Szabványügyi Hivatal MI 3495/2-86. számú szabványa tartalmazza (lásd az 1. minta). Ebből kiindulva a következőkben ismerkedjünk meg azokkal a formai követelményekkel, amelyeket a hivatalos levelek szerkesztésekor szem előtt kell tartanunk.

A levél tartalmi követelményei:
A levélírónak ismernie kell anyanyelve helyesírási szabályait, ill. a szabályzat kezelését.
A levél szövege világos szabatos, szép magyar nyelven fogalmazott legyen, tükrözze a témához szükséges szaktudást.
A mondatok rövidek, következetesen felépítettek, lényegre törőek legyenek.
Választékos stílus, a szóismétlés mellőzése jellemezze az írásművet.

A hosszabb levél tartalmi tagolást kíván:

A bevezető egy-két mondata a kapcsolatfelvételt szolgálja.
A tárgyalási részben az előzményekből logikusan következzenek a kapcsolattartás folytatására, a teendőkre vonatkozó gondolatok. Új gondolatsort új szakaszban helyezünk el, s a lényeges részekre kiemeléssel is ráirányítjuk a figyelmet.
A befejezés lezárja a gondolatsort és utal a partnerrel kapcsolatos elvárásainkra. A jól megválasztott üdvözlés elősegítheti a további levélváltást.
A levél szerkezeti követelményei:
A hivatalos levelekben (a továbbiakban: levél) alaki szempontból három fő szerkezeti részt különböztetünk meg: a fejrészt, a főrészt és a zárórészt.
A fejrész:
a feladó és a címzett adatait,
a postai utasítást (utasításokat),
a keltezést és
az irattározási adatokat,


a főrész:
a levél tárgymegjelölését,
az esetleges megszólítást és
a levél szövegét,


a zárórész:
általában az üdvözlést és
az aláírást (aláírásokat) tartalmazza, egyéb kiegészítő információkat (mellékletek, másolatot kapják stb.).

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése